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Sabemos que a organização financeira é fundamental para o bom funcionamento de um negócio, e nada melhor do que o Excel para nos auxiliar nesse controle. Mas você sabia que pode ir além e automatizar a geração de relatórios de despesas mensais? Sim, é possível e vamos te mostrar como!
O processo de criação de relatórios automáticos no Excel envolve a compreensão de conceitos como formatação condicional, fórmulas, tabelas dinâmicas e gráficos dinâmicos. Não se preocupe se ainda não estiver familiarizado com eles, vamos detalhá-los mais adiante.
A utilização do Pacote de Planilhas ePlanilhas pode ser um ótimo ponto de partida. Com modelos prontos, você economiza tempo e esforço na criação de suas planilhas, além de garantir uma estrutura funcional e otimizada para seus relatórios.
Antes de tudo, é preciso ter suas despesas lançadas em uma planilha Excel de maneira organizada e padronizada. Dados importantes que devem constar são: data do lançamento, descrição da despesa, categoria (salários, aluguel, energia, etc.), e valor.
Inicie a formatação condicional para distinguir visivelmente os meses em sua planilha. Para isso, você pode utilizar a função MES e ANO aplicadas nas datas de suas despesas. Selecione a coluna de datas, vá em Formatar -> Formatação condicional -> Nova regra -> Usar uma fórmula. Adicione a fórmula =MES(célula)= número do mês correspondente e escolha uma formatação de fundo. Repita para cada mês.
Na guia Inserir, clique em Tabela dinâmica. Selecione seus dados e escolha a opção de Nova Planilha. Na lista de campos, arraste a Data para as LINHAS e para os VALORES arraste a coluna de Valor da despesa. Lembre-se de alterar o cálculo da Tabela dinâmica para SOMA.
Para transformar a tabela dinâmica em um relatório automatizado, vamos usar a feature de segmentação de dados. Na guia Inserir, clique em Segmentação de Dados e selecione a sua tabela dinâmica. Escolha a segmentação pelo mês e pronto! Sempre que você adicionar novos dados à sua lista de despesas, basta atualizar a tabela dinâmica que seu relatório será atualizado automaticamente.
Para um controle ainda mais fino de suas despesas, considere separá-las por categorias na tabela dinâmica. Assim, é possível saber exatamente com o que você está gastando mais e otimizar seu orçamento.
Use e abuse dos gráficos dinâmicos para uma visualização mais fácil dos dados. Na mesma aba de Tabela Dinâmica, há a opção de Gráfico Dinâmico. Eles são atualizados junto com a tabela e são extremamente úteis para apresentações e análises rápidas.
O Excel é, sem dúvida, uma ferramenta poderosa que, quando utilizada corretamente, pode impulsionar muito a gestão de seu negócio. O recurso de geração automática de relatórios é um exemplo. Comece agora mesmo a automatizar seus relatórios de despesas mensais e veja a diferença que isso faz na sua organização financeira!
O Excel é sem dúvida uma das melhores ferramentas do mercado para o trabalho com dados analíticos, gráficos, numéricos e matemáticos. Porém utilizar esta ferramenta nem sempre é fácil, principalmente se você não tem muita experiência e precisa criar relatórios e planilhas a partir do zero!
Foi pensando nisso que disponibilizamos este incrível e completo pacote com modelos de planilhas prontas e editáveis em Excel, assim você sempre terá um modelo pronto e confiável para iniciar seus projetos!
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O Ideal é você ter alguma versão do Excel já instalada em seu computador ou ter acesso ao Excel através Office 365. Mas mesmo que você não tenha uma licença do Office ou do Excel é possível trabalhar com o seu pacote de planilhas útilizando outros softwares como LibreOffice por exemplo, que é leve e gratuito! Além disso, é possivel editar as planilhas online, através do Google Docs ou do Zoho Docs.
Até o momento não nos foi relatado nenhum problema de compatibilidade com as versões mais utilizadas no mercado, a única restrição conhecida é referente a versões muito antigas como Excel 8.0, que em alguns casos pode apresentar erros ao executar com algumas planilhas deste pacote.
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